برنامج Electronic Community Connection هو منصة لتيسير التواصل بين مزودي الخدمات، ومحتاجي تلك الخدمات.
لقد تم تصميم هذا البرنامج الالكتروني لتوسيع دائرة التنافس في تقديم الخدمات (العينية، وغير العينية) للمؤسسات الأهلية على وجه التحديد، وما يشابهها من مؤسسات في طبيعة العمل، ومن المتوقع أن يساهم هذا البرنامج في تحسين جودة الخدمات المقدمة، واتساع دائرة مزودي الخدمات، وخفض أسعارها.
ويشكل هذا البرنامج رافعة رئيسية في مأسسة عمليات الشراء في المؤسسات المختلفة، ويضاعف من كفاءة استخدام الوقت في شراء الخدمات المتنوعة، كما ويساهم في خفض الكادر البشري المساند في تنفيذ عمليات الشراء.
وعلى صعيد آخر يسعى هذا البرنامج الى تعظيم الشراكة في صناعة قرار الشراء في المؤسسات، وتعزيز شفافيته من خلال تسهيل الرقابة الداخلية، واشراك مختلف المستويات الوظيفية في الرقابة على صيرورة عمليات الشراء، بدءً من تصميمها ولغاية لحظة تدفقها واستلامها من قبل المؤسسات.
يعالج هذا البرنامج عمليات الشراء في مستويين على النحو التالي:
- المستوى الداخلي.
- ينظم البرنامج تدفق طلبات الشراء من أدنى جهة مشتركة في تصميم الاحتياج وطلبه، مروراً بالدوائر ذات العلاقة، ووصولاً الى مستوى صناعة القرار المتقدم، وفقاً للصلاحيات المالية والادارية لكل جهة في المؤسسة. ويتيح البرنامج الفرصة لعدد غير محدود من المكلفين باتخاذ القرار ومساعديهم الماليين والفنيين.
- بناءً على تحديد السقوف المالية والادارية من قبل كل مؤسسة على حدة، يعمل البرنامج على ضبط سير معاملات الشراء، بالاشكال المباشرة، وغير المباشرة بشكل تلقائي، بحيث يمنع البرنامج أي طلب شراء يتجاوز الحدود المالية او الادارية من النفاذ الى أي جهة، وبالتالي يمنع وبشكل تلقائي حدوث عملية الشراء غير المستوفية بشكل كامل لشروط الموافقات الداخلية.
- في حالات الشراء غير المباشر، وبناءً على تحديد قاعدة البيانات فإن البرنامج يرسل طلب الشراء الى كامل قاعدة البيانات المحددة بحسب نوع الخدمة، وهذا يعني بأن اي مزود خدمة مدرج في قاعدة البيانات، وبحسب وصفه لطبيعة عمله سوف يكون على علم بطلب الشراء.
- ينظم البرنامج عمل لجان المشتريات بموجب اسم مستخدم، وكلمة مرور خاصتين، تنتهيان بانتهاء فترة تحديدهما من قبل المؤسسة.
- يوثق البرنامج كل حركة تتم على النظام باسم المستخدم الذي قام بتلك الحركة في سجل تتبع خاص لكل مستخدم.
- تحدد قواعد البيانات التي سوف يرسل اليها البرنامج طلبات استدراج عروض الاسعار، بناء على سقف السعر لكل عملية شراء، وتحدد كل مؤسسة سقوفها المالية بشكل يتناسب مع دليلها المالي والاداري، دون تدخل من البرنامج.
- يصدر البرنامج كل طلبات الشراء، بحسب السقوف المالية لكل مؤسسة، على الصفحة الاكترونية econnect.ps .
- المستوى الخارجي
- تتشكل قاعدة بيانات البرنامج من مزودي الخدمات (افراد، وشركات، ومؤسسات)، لدى قيامهم بتقديم طلب تسجيل الكتروني، يحدد طبيعة الخدمات الراغبين في تزويدها.
- بعد استكمال طلب التسجيل، وارسال الاوراق الثبوتية اللازمة، يصبح مزود الخدمة جزءً من قاعدة بيانات البرنامج، وتصله كافة الاعلانات ضمن نطاق الخدمة التي حددها/تها.
- يستطيع كل مقدم خدمة، تقديم عرض فني ومالي للخدمة ضمن الحدود التي بينها طلبه في الاشتراك في قاعدة البيانات.
- يعامل البرنامج كل عرض مالي وفني، معاملة الظرف المغلق، ولا يتيح البرنامج لمنتفعيه من المؤسسات فرصة الاطلاع على العروض الا بعد انتهاء المدة المحددة، مع انعدام اي فرصة تغيير على الطلب، ولأشخاص محددين يتم تكليفهم من المؤسسة نفسها (لجنة المشتريات).
الامن والموثوقية
تسعى ادارة هذا البرنامج الى تعظيم موثقيته الأمنية، ولذلك فان هذا البرنامج حاصل على شهادة ( )، في أمن المعلومات، انقر هنا لقراءة تفاصيل الموثوقية، والخصوصية.
الرسوم
ان رسوم الاشتراك في هذا البرنامج مجانية للمؤسسات الاهلية (الجمعيات الخيرية)، ومجانية في السنة الاولى لمزودي الخدمات من أفراد وشركات.
ريع البرنامج
يرصد أي ريع يتحقق من هذا البرنامج لتطويره أولاً، ولأعمال المؤسسة المطورة له، ولأعمال المؤسسات الخيرية المشتركة فيه، ولا يسعى هذا البرنامج الى تحقيق ربح بغرض اقتسامه لأشخاص طبيعيين أو لمنفعتهم الشخصية.